Der 200.000-€-Fehler: Warum eine langsame Praxisgründung so teuer ist
Natürlich hatte ich ziemlichen Bammel, bevor ich meine Praxis eröffnete. “Was, wenn ich nicht genug Patienten zusammenkriege?” war die Hauptangst, begleitet von einigen bürokratischen Beilagenängsten, die sich um Versicherungen, Kammermitgliedschaften und mysteriöse Zahlencodes (ENR, IK, LANR) drehten. Freunde und Freundinnen, die bereits den Sprung in die Niederlassung gewagt hatten, beruhigten mich: Angst vor Neuem ist völlig normal, die Praxis wird sich schon füllen, ein langsamer Start hat auch Vorteile, und, wenn du dich in ein, zwei Jahren eingegroovt hast, wird es dich nicht mehr scheren, ob du jede Woche oder jeden Monat ein Erstgespräch geführt hast. Das Argument nahm ich gerne an - meine Angst konnte ich so gewissermaßen wegpsychologisieren und sie in erster Linie als affektives Phänomen begreifen. Vielleicht war das der teuerste Fehler meines Lebens.
Zeit ist Geld - und in der Praxisgründung mehr, als man annehmen mag. Lass mich das an zwei fiktiven Kolleg:innen zeigen:
Im Januar unterschreiben die blickige Hanna Heute und der gemütliche Moritz Morgen ihre Mietverträge. Beide planen 30 Behandlungsplätze, beide rechnen nach denselben Ziffern ab. Hanna Heute hat ein halbes Jahr vor der Praxisgründung begonnen, sich sichtbar zu machen: Praxiswebsite, Einträge in den Therapeutenverzeichnissen und Klinkenputzen mit Hausärzt:innen im Umkreis. Bei ihr beginnt jede Woche eine neue Patient:in. Moritz Morgen wollte erst ankommen und sich dann um den Rest kümmern. Bei ihm ist es eine neue Patient:in im Monat.
Im Sommer ist die Praxis von Hanna Heute voll. Moritz Morgen sitzt an vielen Vormittagen allein im Behandlungszimmer und sortiert Fachliteratur. Voll wird seine Praxis nach zweieinhalb Jahren. Ab dann verdienen beide gleich viel, aber der Vorsprung aus der Aufbauphase bleibt Hanna Heute für immer erhalten.
1.200 ausgefallene Sitzungen
Eine volle Praxis kann nicht voller werden. Wer 30 Plätze hat und 30 Patient:innen behandelt, holt die leeren Stunden nie wieder auf. Der Rückstand aus der Aufbauphase ist endgültig.
Er lässt sich beziffern. Bei 40 Terminen pro Patient:in und Jahr hat Kollege Morgen nach 30 Monaten 1.200 Sitzungen weniger gehabt als Kollegin Heute. Das entspricht dem vollständigen Jahresumsatz einer ausgelasteten Praxis. Moritz Morgen fehlt ein ganzes Jahreshonorar.
Was eine Sitzung wert ist
Manche Gründer:innen kalkulieren ihre Privatpraxis mit der GOP-Ziffer 861 zum 2,3-fachen Satz, also mit 92,50 € je Sitzung. Das ist zu vorsichtig gerechnet. Wer die Kurzzeittherapie analog Nr. 812 mit dem psychischen Befund analog Nr. 801 kombiniert, kommt auf 167,58 € je Sitzung, vollständig zu Regelsätzen. Über ein typisches erstes Behandlungsjahr mit 40 Terminen ergibt sich ein Schnitt von 161,56 € je Termin.
Multipliziert mit den 1.200 Sitzungen, die Herrn Dipl.-Psych. Morgen fehlen, ergibt das unfassbare 193.872 €.
Warum es noch schlimmer kommt
In der Überschlagsrechnung beendet übrigens niemand vorzeitig die Therapie. Tatsächlich enden Behandlungen natürlich, aus guten oder schlechten Gründen - und jeder frei gewordene Platz muss neu besetzt werden.
Für Hanna Heute ändert das wenig. Bei vier bis fünf Anfragen im Monat ersetzt sie jeden Abgang sofort und führt eine Warteliste. Und da sie wirklich clever ist, hat sie sich schon vor dem eigentlichen Start sichtbar gemacht und beginnt ihre erste Woche als Psychotherapeutin mit mehreren Erstgesprächen - während Moritz Morgen jeden Morgen nervös seine E-Mails checkt und den Anrufbeantworter abhört.
Kein Patient ist besser als der falsche Patient
Grundsätzlich gilt aber: Eine leere Stunde ist besser als eine falsch besetzte. Gerade Praxen mit schwacher Patientenakquise überfrachten sich häufig. Therapeuten, die wochenlang auf eine Anfrage gewartet haben, sagen oft vorschnell zu, selbst wenn Indikation oder Passung fraglich sind: Die Folge sind suboptimale Behandlungsverläufe, Abbrüche und manchmal auch unbezahlte Rechnungen.
Paradoxerweise führt die leere Praxis oft zur übervollen Woche. Unregelmäßiger Zulauf führt erst zu Leerlauf und dann zu Überlastung. Der gemütliche Moritz Morgen kennt also beides: erst die stillen Vormittage, dann die Abendtermine, die er eigentlich nie vergeben wollte - und lebt damit äußerst ungemütlich.
Auswählen kann nur, wer sich auf seinen Zulauf verlassen kann. Hanna Heute spricht nach einem Erstgespräch, bei dem sie und ihr Patient merken, dass die Chemie nicht stimmt, dann lieber eine Empfehlung für einen Kollegen aus (und stärkt damit ihr Netzwerk ungemein). Sie hat diese Freiheit, weil die nächste Anfrage schon wartet. Gute Patientenakquise ist auch eine Frage der Behandlungsqualität und der eigenen Gesundheit.
Deine Warteliste ist so wertvoll wie ein Kleinwagen
Die Rechnung oben lässt Hanna Heute bei null starten. Das ist beinahe übervorsichtig, denn wer Monate vor der Eröffnung mit einer guten Webpräsenz auffindbar ist und Patientenanfragen sammelt, kann schon in der ersten Woche mehrere Erstgespräche führen. Eine Warteliste von acht Personen am Eröffnungstag bedeutet gegenüber dem Start bei Null um die 160 zusätzliche Sitzungen im ersten Halbjahr. Das sind etwa 25.000 € Honorar: in etwa ein Kleinwagen, eine Erstausgabe der Traumdeutung oder zwei Eames Lounge Chairs (sogar mit Schemeln).
Was früh heißt
Patient:innen gewinnen ist keine Aufgabe für die Zeit nach der Eröffnung. Eine Praxiswebsite braucht drei bis sechs Monate, bis sie für Suchanfragen wie „Psychotherapie Privatpraxis" mit Ortsangabe gefunden wird. Verzeichniseinträge und Kontakte zu Zuweiser:innen brauchen ebenfalls Vorlauf.
Unterstützung bei der Praxisgründung
Helfers Helfer begleitet Psychotherapeut:innen bei der Praxisgründung. Wir helfen dir, dass deine Praxis vom ersten Monat an so läuft, wie du es dir vorstellst.
Quellen
Gemeinsame Abrechnungsempfehlungen der Bundesärztekammer, der Bundespsychotherapeutenkammer, des Verbandes der Privaten Krankenversicherung und der Beihilfeträger von Bund und Ländern zur Erbringung neuer psychotherapeutischer Leistungen, Geltung ab 01.07.2024.
FAQ zu den Gemeinsamen Abrechnungsempfehlungen, Version 2.0, Stand 01.10.2025.
Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ).
Honorarberechnungen: eigene Berechnung auf Basis des GOÄ-Punktwerts.
